中小企業のIT担当者がExcelからGoogle Sheetsに乗り換えるべき6つの理由 — Part2
少人数のチームのITスタッフが感じたこと
この記事は ” 6 Reasons Why Small Business IT Staff Should Switch from Excel to Google Sheets — Part2”を翻訳したものです。
あなたが中小企業のITスタッフであれば、もしかしたら私と同じように、文書管理にどのようなソフトウェアを使うべきか、すでに検討しているかもしれません。
普段からWindows PCを使用している多くの企業では、社員、特にIT担当者はMicrosoft Excelを使用しています。ExcelはWindows PCにOfficeソフトとしてバンドルされていることが多いので、多くの人がExcelを知っており、ある程度使いこなすことができます。そして、会社のデータのほとんどがExcelで作成されているので、最終的にはほとんどのビジネスパーソンがExcelを使うことになります。
はい、今日まで問題なく使えていました。でも、世の中は変わってきていて…。
今では、Excelを使い続ける習慣が弊害を生んでいます。
- Excelデータは通常、ローカルPCに保存されており、社内の誰もが社外からそのデータにアクセスすることはできません。
- COVID-19では、リモートワークが推奨されていますが、それに対応できないということになります。
前回の記事では、中小企業のITスタッフがExcelからGoogle Sheetsに乗り換えるべき3つの理由を見てきました。今回は、さらに3つの理由を見ていきましょう。
（ここでいうExcelとは、デスクトップPCにインストールされている従来のExcelソフトのことです。）
4. 安定性
大事な書類をエクセルで書き終えようとしたその瞬間、エクセルがフリーズしてしまい、データが全部消えてしまった…😱。
そんな状況によく遭遇していました。
エクセルがよくハングアップするという問題は、昔からありましたが、今でもまだあります。
一方、Google Sheetsでは、データが自動的にクラウド保存されるので、アプリがハングアップしてデータが失われることを心配する必要はありません。
5. 価格
Google Appsのパーソナル版（Google Sheets、Google Docsなど）は完全に無料で、ビジネス目的でも利用できます。Google Driveの15GBのストレージが付いています。そして、最も重要なことは、Google Apps（Sheets、Docsなど）で作成されたファイルは、Google Driveのストレージを消費しないということです。
ということで、Google Sheetsは完全無料で使えます…と言いたいところですが、実は…もうすぐ変更になるそうです…😢。
Googleは、Google Driveのポリシーを変更しました。2021年6月1日以降、Google DocsやSheetsなどの共同コンテンツ作成アプリで作成・編集したファイルは、ストレージ枠にカウントされるようになります…。
そのため、15GBのストレージではビジネス利用には少ないと感じている方は、Google Appsのビジネス版であるGoogle Workspaceを検討する必要があります。今現在、その価格は以下の通りです。
最もポピュラーな価格はビジネススタンダード版ですが、2TBのストレージは社員が持つには多すぎると思うかもしれません。30GBのストレージとスタンダードサポートで十分な場合、Google Appsの価格は1ユーザーあたり月額6ドルです。
では、Excelの価格は？小規模であれば十分と思われる「Office Home & Business 2019年版」は319.99米ドル（1回限りの購入）です。5年間（平均的なサポート期間）使った場合、1ヶ月あたりの価格は5.3ドルです。
単純な比較はできませんが、価格的にはあまり変わらないと思います。ただ、Google Appsは常に最新のバージョンを使用できるという点で、Excelよりもメリットが大きいと思います。
6. プログラミング
表計算アプリケーションの強力な機能にスクリプトがあります。さまざまな作業を自動化することができます。ExcelにはVBAというプログラミング言語があり、プログラムで実現できることなら何でもできるようになっています。
Google Sheetsにも、Google Apps Scriptというスクリプト機能があります。そして、VBAとよく似ているので、VBAを知っているユーザーは理解して使いやすくなっています。
しかし、Google Apps Scriptにはいくつかの利点があります。
- トリガーは、Google Sheetsのタスクやワークフローを自動化することができ、また、クラウド上にあるため、いつでも好きなときに実行するように定義することができます。
- Google Apps Scriptには、ユーザーデータ、他のGoogleシステム、および外部システムとやり取りするための30以上の組み込みサービスが用意されています。たとえば、GmailサービスのsendEmail(receiver, subject, body)メソッドを呼び出すことで、スクリプトからメールを送信することができます。
GmailApp.sendEmail('claire@example.com', 'Subject line', 'This is the body.');結論
Google SheetsとExcelの違いについて、いかがでしたか？中小企業のIT担当者は、Excelではなく、Google Sheetsを使うように変えていくのがベストだと思います。
特に、リモートで仕事ができるワークスタイルが求められていることを考えるとなおさらです。
またいつかこのブログで、Google Sheetsの活用方法についてご紹介できたら幸いです。
