中小企業のIT担当者がExcelからGoogle Sheetsに乗り換えるべき6つの理由 — Part1
少人数のチームのITスタッフが感じたこと
この記事は ” 6 Reasons Why Small Business IT Staff Should Switch from Excel to Google Sheets — Part1”を翻訳したものです。
あなたが中小企業のITスタッフであれば、もしかしたら私と同じように、文書管理にどのようなソフトウェアを使うべきか、すでに検討しているかもしれません。
普段からWindows PCを使用している多くの企業では、社員、特にIT担当者はMicrosoft Excelを使用しています。ExcelはWindows PCにOfficeソフトとしてバンドルされていることが多いので、多くの人がExcelを知っており、ある程度使いこなすことができます。そして、会社のデータのほとんどがExcelで作成されているので、最終的にはほとんどのビジネスパーソンがExcelを使うことになります。
はい、今日まで問題なく使えていました。でも、世の中は変わってきていて…。
今では、Excelを使い続ける習慣が弊害を生んでいます。
- Excelデータは通常、ローカルPCに保存されており、社内の誰もが社外からそのデータにアクセスすることはできません。
- COVID-19では、リモートワークが推奨されていますが、それに対応できないということになります。
はい、解決策があります。Google Sheetsです。どうやって？では、中小企業のITスタッフがExcelからGoogle Sheetsに乗り換えるべき理由を見てみましょう。
（ここでいうExcelとは、デスクトップPCにインストールされている従来のExcelソフトのことです。）
1. 共有のしやすさ
私は小さなチームのITスタッフとしても働いているので、メンバーが書き上げた書類を私のところに持ってきて、私が各データをExcelファイルに入力して処理します。ちょっと疲れる仕事ですね。そんなときにいつも思うのは、メンバーが直接Excelに入力できるようになったら嬉しいなということです。
通常、Excelを使っていると、デフォルトでは同僚と同時にExcelファイルを編集することはできません。他の人がすでに開いているExcelファイルを開くと、警告ダイアログが表示され、読み取り専用で開くことになります。
同僚と一緒にファイルを編集したい場合は、そのファイルに対してExcelの「ワークブックの共有」機能をオンにする必要があります。そうすれば、他の人と一緒にファイルを同時に編集することができます。しかし、そこにはいくつかの問題があります。
- 自分や同僚がインターネット経由でファイルにアクセスすることはできません。
- 誰が同時に編集しているのか分かりません。そのため、他の人が編集したデータを自分が上書きしてしまうことがよくあるのです。
- 共有されたExcelファイルにはよく問題があります。（個人的にはExcelにバグがあると思います）
一方、Google Sheetsはデフォルトで共有機能を備えています。誰が同時に編集しているかを確認することができます。また、Excelとは異なり、インターネットを介してシートにアクセスすることができます。
2. バージョン履歴とリストア
管理しているファイルの内容が予想外に変更されていた場合、あなたはどうしますか？誰が変えたのか、どうすれば元に戻せるのかを調べなければなりません。
Excelを共有モードで使っていても、そういうことを調べるのは難しいかもしれません。なぜなら、変更された情報は表示されますが、自分にとってはあまり分かりやすいものではないからです。
一方、Google Sheetsでは、非常にわかりやすい変更履歴が表示されます。誰がどこを変更したのかがわかり、履歴のある時点に簡単に戻すことができます。
3. セキュリティ
たとえ中小企業であっても、ビジネス情報を扱う上でセキュリティは最も重要なものの一つです。
Google Sheetsがインターネット上のクラウドサービスであることを考えると、セキュリティに弱いと考えるべきなのでしょうか。私はそうは思いません。
なぜなら、Googleには強力なセキュリティシステムがあり、特に2段階認証を利用することで、より強固で強力なセキュリティを得ることができます。また、Google Driveやそのコンテンツには、この写真のような柔軟な共有機能があります。
一方、Excelはというと、そうですね、あなたのローカルコンピュータにあります。では、安全なのでしょうか？ご存知の通り、それはNOです。Excelはセキュリティ面で致命的な問題を抱えていることが多いので、Excelは常に最新の状態にしておくべきですし、自分のパソコンも安全に保つ必要があります。
つづく
次回は、「安定性」「価格」「プログラミング」について見ていきましょう。
